Как оплачиваются командировочные

Сотрудникам различных компаний в связи с их профессиональной деятельностью периодически приходится отправляться в деловые поездки. Несомненно, командировки влекут за собой определенные расходы. Возникает вопрос: как будет происходить возмещение командировочных расходов? В данной статье мы подробно рассмотрим, как же всё-таки оплачиваются командировочные.

Состав командировочных расходов

При направлении работника в деловую поездку его руководство обязано произвести оплату командировочных расходов. Под эти выплаты попадают следующие пункты:

Заработная плата за все дни командировки (учитываются также дни, проведенные в пути).
Проезд к месту командирования и обратно (учитываются все виды транспорта, кроме такси, комиссия за бронирование билетов, а также страховые взносы за страхование пассажиров).
Жилищные расходы (номер в гостинице либо аренда квартиры).
Суточные выплаты (кроме тех ситуаций, когда командировки однодневные или у сотрудника имеется возможность ежедневно возвращаться домой).
Прочие расходы, произведенные по согласованию с руководством и подтвержденные чеками.

При направлении работодателем сотрудника в деловую поездку ему выдается аванс, включающий в себя суточные, а также фиксированные расходы. По возвращении на основании отчетов производится перерасчет, по итогам которого либо сотруднику выплачивается перерасход, либо он вносит остаток на счет организации.

Оплата труда за дни поездки начисляется вместе с заработной платой за отработанные дни на основном месте работы.

Расчет командировочных

За рабочие дни, проведенные сотрудником в командировке, ему начисляется так называемый средний заработок за время командировки, который рассчитывается по формуле:

З=ЗП_рп/Д_рп*Д_ком

где З — средний заработок за рабочие дни, проведенные в поездке;
ЗПрп — выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка в расчетном периоде;
Дрп — суммарное количество рабочих дней за расчетный период;
Дком — общее количество дней, отработанных за время командировочной поездки.

Данный расчет является элементарным и при желании сотрудник спокойно может рассчитать объем положенных ему выплат. Стоит учесть тот факт, что в качестве расчетного периода принимаются двенадцать месяцев, предшествующие назначению командировки. Если сотрудник состоит на службе меньше года, то берется период с первого дня работы до последнего календарного дня месяца, предшествующего началу командировки.

Еще одним немаловажным фактом является то, что со среднего заработка в командировочный период наравне со стандартной заработной платой удерживается налог на доходы физических лиц, а также все положенные страховые взносы.

Так же при направлении в командировку работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства. Суточные начисляются как за рабочие дни, так и за выходные и праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути.

Конкретный размер суточных устанавливается руководством направляющей организации в соответствующем локальном нормативном акте. При этом суточные при командировках на территории Российской Федерации и за рубежом прописываются отдельно.

Однодневная командировка

Стоит обратить внимание на тот факт, что при направлении сотрудника в однодневную командировку (при совпадении дат отбытия и прибытия):

Суточные не выплачиваются при командировке на территории Российской Федерации.
При командировке за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы суточных при командировке за рубеж.

Законодательством Российской Федерации размер суточных не нормируется, однако в Налоговом кодексе указан размер суточных, не облагаемых налогом на доход физических лиц. Так, при командировке на территории России налог не удерживается с суточных до 700 рублей, а при заграничной командировке — до 2,5 тысяч рублей в сутки. Данный нюанс регулируется третьим пунктом статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации.

Осталось лишь сказать о так называемых прочих командировочных расходах. Сюда относятся расходы на проживание, дорогу, а также иные затраты, согласованные с руководством организации.

Как и в случае с суточными, порядок выплаты прочих расходов должен быть зафиксирован в локальном нормативном акте. Для подтверждения данных расходов работник по возвращении из командировки обязан предоставить в бухгалтерию отчет, подтвержденный документами (чеками, выписками, накладными, проездные билеты).

В Трудовом кодексе Российской Федерации перечень расходов, компенсируемых работнику, является открытым, поэтому в качестве прочих расходов могут быть компенсированы практически любые затраты, предусмотренные локальным актом о расчете командировочных выплат и/или согласованные с работодателем. Также в данном акте руководство имеет право предусмотреть порядок выплат расходов, не подтвержденных документами.

Однако далеко не все прочие расходы избавлены от обложения НДФЛ. Полный список подобных расходов, который является закрытым (недоступным для корректировки), представлен в третьем пункте статьи 217 НК РФ.

Организация, направляющая сотрудника в деловую поездку, обязана компенсировать ему практически все расходы, необходимые для выполнения сотрудником поставленной задачи.