Суточные в 2020 году: как начисляются и учитываются выплаты

Согласно свежим новостям, изменений суточных в 2020 году не произошло. Ещё год назад ходили слухи о том, что такие компенсационные выплаты вовсе отменят, однако это оказалось лишь слухами. Таким образом, все обязательства и алгоритмы расчётов для работодателей сохранились. Но у многих руководителей предприятий могут возникать вопросы по поводу данной процедуры. Особенно если ранее они с этим не сталкивались.

В данной статье мы попытаемся максимально подробно осветить данный аспект деятельности и рассказать об основных правилах расчётов, начислений и выдачи средств сотрудникам, которым оформляется командировка как на территории Российской Федерации, так и за её пределами.

Определение суточных и основные положения

Суточные – это компенсационная сумма работнику, отряжаемому в служебную поездку, которая выплачивается из расчёта на количество дней, проведённых вне основного места жительства. В неё могут входить расходы на:

• Проезд.
• Проживание.
• Питание и другие нужды.

Некоторые тонкости могут появляться при использовании личного транспорта работника либо при перемещении по странам СНГ. Однако обо всём по порядку.

Минимальные и максимальные размеры

В Трудовом кодексе РФ нет указаний по ограничениям суточных и командировочных. Напротив, указано, что сумму определяет сам работодатель, и она может быть абсолютно любой. Однако есть максимальный размер выплат, который не облагается налогом на доход физического лица. Если необходимо избавиться от 13% НДФЛ, командировочные расходы в 2020 году по России не должны превышать 700 рублей в день. Если же, например, сотруднику выдана сумма в 1000 рублей, то с 300 из них удерживается соответствующий налог.

Ситуация с заграничными поездками аналогична. Однако суммы отличаются в большую сторону. Так, по состоянию на начало 2020 года максимальная компенсация при выезде в другую страну, не облагаемая НДФЛ, составляет 2500 рублей в день. Всё, что выходит за рамки этой верхней границы, также подлежит вычету 13%.

Официальное оформление

Несмотря на то, что требований к размеру выплаченных суточных у государства нет, существует строгий порядок оформления выплат. Правда, бумаги подписываются исключительно внутреннего характера. Так, при учреждении организации либо уже во время её функционирования в Уставе может появиться раздел о командировках, в котором указаны суммы, предназначенные для выплат работникам при организации рабочих поездок.

То есть обоснование для таких компенсаций всё же должно быть. И используется оно для ведения бухгалтерского учёта и подачи отчётности в территориальное отделение ФНС. Если подобных актов не заведено, работодателю будет крайне сложно объяснить контрольным органам, по какой причине были списаны средства.

Командировки в страны СНГ
Если поездки заграницу фиксируются штампами в загранпаспорте и других документах, то командировки в страны СНГ не имеют таких особенностей, ведь нет необходимости оформлять визы и другие разрешительные документы. Именно поэтому расчёт суточных в данном случае происходит в особом порядке.

Контроль перемещения осуществляется исключительно по транспортным документам (билетам на поезда и самолёты, отметками о прибытии и отправлении в них и т.д.) Сюда можно отнести:

• Белоруссию;
• Киргизию;
• Казахстан;
• Украину и т.д.

В этой ситуации отчёт работника должен включать в себя билеты на транспорт и особые обозначения.

Аналогично дела обстоят и с личным транспортом. Довольно часто сотрудники компаний отправляются в рабочие поездки на своих автомобилях. Подтвердить перемещение получится лишь талонами с заправочных станций, чеками с СТО, если таковые имели место, и т.д. Иногда может присутствовать миграционный лист, заполняемый на границе.

Другие особенности, о которых нужно знать

Как уже стало понятно, оплата суточных – это прерогатива работодателя, который сам устанавливает размеры, фиксирует их во внутренних документах и определяет порядок возмещения. При этом работник не обязан отчитываться перед начальством за потраченные средства. То есть ему не нужно предоставлять чеки из отелей и столовых, а также других учреждений, услугами которых он пользовался. Начальник выдаёт деньги, работник тратит их по своему усмотрению.

Примечателен и тот факт, что командировочные всегда выдаются до начала поездки в качестве аванса и в соответствии с заполненной ведомостью. Остаток средств, если они не были потрачены полностью, работодателю не возвращается.

Касательно однодневных поездок, по закону суточные за такие мероприятия не предусмотрены, но это не значит, что компания обязана его не оплачивать. Можно издать внутренний указ на выплату суммы на конкретные нужды, не проводя их как командировочные. Если же речь идёт о поездке за границу, то оплата суточных осуществляется в размере 50% от максимальной суммы, не облагаемой налогами, что составляет 1250 рублей.

Кстати, выбор валюты, в которой осуществляется начисление, также прерогатива начальства. Единственное требование – зафиксировать данный аспект во внутреннем уставе компании.