Как закрыть в 1С 8.3 БП 3.0 счёт 94

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0 заполняется автоматически при списании ТМЦ по результатам инвентаризации. Но закрывается он только вручную — регламентных операций для 94 счёта нет. Бухгалтер сам решает, на какой счёт отнести потери: на виновное лицо, на затраты или на финансовый результат. Покажу варианты с проводками.

Учёт недостач регулируется Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении плана счетов». Налоговый учёт потерь — в п. 7 ст. 254 НК РФ: материальные расходы могут учитывать потери в пределах норм естественной убыли. Сверх норм — только на виновное лицо или с экономическим обоснованием.

Когда появляется сальдо на 94 счёте

Сальдо по дебету образуется при:

• выявлении недостачи в ходе инвентаризации (документ «Инвентаризация товаров»);
• списании испорченных ТМЦ (документ «Списание товаров»);
• обнаружении расхождений при приёмке от поставщика;
• ручных проводках при выявлении недостачи денег в кассе.

Проводки документа «Списание товаров»

Дт 94 — Кт 41 (10, 43) — на сумму себестоимости утерянного.

На счёте 94 не должно быть сальдо на конец периода. Закрытие — обязательное действие перед формированием отчётности.

Вариант 1. Виновное лицо установлено

Самая распространённая ситуация — недостача на материально-ответственного сотрудника. Удержание производится по рыночной стоимости, а не себестоимости.

Проводки

• Дт 73.02 — Кт 94 — фактическая стоимость недостачи переносится на расчёты с виновным;
• Дт 73.02 — Кт 91.01 — разница между рыночной и фактической стоимостью (с субконто «Возмещение убытков к получению»).

Создание операции

1. Раздел Операции → Операции, введённые вручную.
2. Создать → Операция.
3. Указать дату (последний день месяца).
4. Содержание: «Списание недостачи на виновное лицо».
5. Заполнить проводки по схеме выше.

Дальнейшее погашение: удержание из зарплаты сотрудника по документу «Удержание» в ЗУП или ручной операцией.

Вариант 2. В пределах норм естественной убыли

Если для конкретного товара установлены нормы естественной убыли (Постановление Правительства РФ от 12.11.2002 № 814), потери в их пределах относят на затраты.

Проводки

• Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 94 — списание в пределах норм на счёт затрат с указанием статьи.

В НУ такие потери учитываются как материальные расходы — снижают налоговую базу по прибыли.

Вариант 3. Виновное лицо не установлено

Ситуация: товар утрачен, но кому списывать ущерб — неясно. Документально подтверждено, что виновного нет (например, постановление полиции).

Проводки

• Дт 91.02 — Кт 94 — отнесение на прочие расходы.

В НУ суммы, не относящиеся к нормам убыли, не уменьшают налоговую базу — образуется постоянная разница (если применяется ПБУ 18/02).

Чтобы программа правильно отразила это, в НУ-сумме проводки укажите 0:

• Сумма БУ — фактическая стоимость недостачи;
• Сумма НУ Дт/Кт — 0;
• ПР Дт — заполнится автоматически.

Восстановление НДС

По п. 3 ст. 170 НК РФ, при списании ТМЦ из-за недостачи НДС восстанавливать необязательно — этот случай не входит в закрытый перечень. Но налоговая часто требует восстановления, особенно если виновное лицо не установлено.

Если решили восстановить НДС:

• Дт 94 — Кт 19 — на сумму НДС, ранее принятого к вычету;
• далее НДС закрывается по той же схеме (на виновное лицо или прочие расходы).

Документы-основания

Ручную операцию закрытия 94 счёта нужно подкреплять документами:

• инвентаризационная опись;
• сличительная ведомость;
• акт служебного расследования;
• при отсутствии виновных — постановление органов МВД или решение суда;
• бухгалтерская справка с описанием.

Эти документы хранятся отдельно — в 1С они не загружаются. Их наличие проверит налоговая при камеральной проверке.

Особенности закрытия месяца

Регламентные операции закрытия месяца не закрывают 94 счёт автоматически. Если на конец месяца есть сальдо по 94 — программа не выдаст ошибку, но в годовом балансе строка по недостачам будет некорректна.

Поэтому проверять 94 счёт нужно вручную через ОСВ перед каждым закрытием месяца.

Закрытие в годовом балансе

На 31 декабря по 94 счёту не должно остаться сальдо. Все потери должны быть распределены — на виновных, на затраты или на прочие расходы.

Если виновное лицо найдено, но возмещение растянуто на годы (например, договорённость о ежемесячном удержании) — сальдо переходит на счёт 73.02, не на 94. На 94 не должно остаться остатка.

Типичные ошибки

Резюме

• 94 счёт в БП 3.0 закрывается только ручной операцией — регламентных операций нет.
• Виновное лицо установлено — Дт 73.02 Кт 94 (фактическая стоимость) и Дт 73.02 Кт 91.01 (разница до рыночной).
• В пределах норм убыли — на счёт затрат (20/26/44); сверх норм без виновного — на 91.02 с постоянной разницей в НУ.
• Закрытие 94 проверяйте перед каждым закрытием месяца через ОСВ — программа сама не сигнализирует.

Читайте также

• Инвентаризация кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0: ФСБУ 28/2023 и пошаговая инструкция