Изменение ФИО сотрудника в 1С 8.3 ЗУП и форма АДВ-2
Сотрудница вышла замуж, поменяла фамилию — кадровик правит карточку, и на этом задача не заканчивается. Без подачи формы АДВ-2 в СФР отчётность по новому сотруднику начнёт отбиваться. Разбираем, как сделать всё последовательно в 1С 8.3 ЗУП 3.1.
Содержание
Шаг 1. Карточка в программе
Идите в Кадры → Сотрудники, открывайте карточку и нажимайте кнопку Изменить ФИО. Указываете новое ФИО и дату начала действия.
Тут же поправьте сведения об удостоверении личности — после смены фамилии паспорт обычно меняется. Для каждого изменения у программы есть дата вступления в силу. Это позволяет в отчётах за прошлые периоды видеть прежнее ФИО, а в свежих — новое.
Шаг 2. Уведомить СФР и ИФНС
Без этого шага отчётность не пройдёт. Персонифицированные сведения, РСВ, ЕФС-1 отбиваются с ошибкой «несоответствие ФИО и СНИЛС».
Алгоритм:
- Подать в СФР форму АДВ-2 — это обязанность работодателя.
- По желанию работника отправить его через МФЦ за новым СНИЛС (с 2019 года выдают электронное уведомление).
- Подождать обновления данных в реестрах.
Дата, с которой новая фамилия начинает действовать для СФР, уточняется в фонде. Это может быть дата подачи формы или другое число. До этой даты в отчётности указывайте старое ФИО.
Шаг 3. Заполнение АДВ-2
В 1С 8.3 ЗУП форма АДВ-2 формируется автоматически: Кадры → Все кадровые документы → Заявления АДВ, выбираете подачу формы АДВ-2.
| Раздел формы | Что попадает |
|---|---|
| Сведения о застрахованном | Старое ФИО, СНИЛС, пол, дата и место рождения |
| Новые анкетные данные | Новое ФИО, новый паспорт |
| Дата заполнения | Дата подачи в СФР |
| Подпись застрахованного | Расписывается работник |
Форма подаётся в бумажном виде или через ЭДО — зависит от схемы взаимодействия с СФР.
Что делать, пока СФР не обновил данные
В отчётности за периоды, когда фамилия в фонде ещё не обновилась, ставьте старое ФИО. После обновления реестра в следующем периоде уже подавайте по новой фамилии.
Если СФР отказал в приёме отчёта по причине ФИО:
- проверить через личный кабинет СФР, обновлены ли данные;
- если нет, подать АДВ-2 повторно;
- сдать корректирующий отчёт после обновления.
Куда ещё сообщить
Помимо СФР, если сотрудница продолжает работать в режиме ЕНВД-предпринимателя или у неё открыт ИП, нужно уведомить ИФНС о смене паспортных данных через форму Р24001. Но это её личная обязанность, а не работодателя.
Нормативная база
Обязанность работодателя сообщать о смене сведений: статья 11 Федерального закона № 27-ФЗ. Форма АДВ-2 утверждена Постановлением Правления СФР от 17.12.2020 № 4П. Регулирование персонифицированного учёта — Федеральный закон № 27-ФЗ.
Резюме
- Сначала меняете данные в карточке сотрудника по кнопке Изменить ФИО.
- Сразу же подаёте в СФР форму АДВ-2 — это обязанность работодателя.
- До обновления реестра в фонде в отчётности используется прежняя фамилия.
- Дата начала действия новых сведений — отдельное поле для каждого изменения, не путайте её с датой документа.
Загрузка...