Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни в УПД: кто подписывает
В УПД есть две строки, которые вызывают вопросы: строка 13 (со стороны продавца) и строка 18 (со стороны покупателя) — «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Кто именно обязан их подписывать — разбираем подробно.
Содержание
- 1 Что такое факт хозяйственной жизни (ФХЖ)
- 2 Строка 13 УПД — ответственный со стороны продавца
- 3 Строка 18 УПД — ответственный со стороны покупателя
- 4 Когда строку 18 можно не подписывать повторно
- 5 Практический алгоритм: кто подписывает строку 18
- 6 Как оформить полномочия сотрудника на подписание УПД
- 7 Резюме
Что такое факт хозяйственной жизни (ФХЖ)
Согласно ч. 8 ст. 3 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — это сделка, событие или операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение организации.
Лицо, ответственное за оформление ФХЖ, обязано:
- Обеспечить соблюдение обязательных реквизитов первичного документа.
- Своевременно передать документ в бухгалтерию для регистрации в регистрах учёта.
- Гарантировать достоверность данных.
Строка 13 УПД — ответственный со стороны продавца
В строке 13 указываются:
- Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки со стороны продавца.
- Его подпись с фамилией и инициалами.
Кто может быть ответственным со стороны продавца:
- Лицо, непосредственно совершившее отгрузку (кладовщик, продавец) — заполняет строку 10 УПД.
- Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени компании — по доверенности или руководитель.
Строка 18 УПД — ответственный со стороны покупателя
В строке 18 указываются:
- Должность лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.
- Его подпись с фамилией и инициалами.
Кто вправе подписать строку 18:
- Руководитель организации.
- Главный бухгалтер.
- Иное уполномоченное лицо: менеджер, бухгалтер, кладовщик — при наличии приказа или доверенности.
Если руководитель не передал полномочия ни одному сотруднику — он обязан подписать строку 18 самостоятельно. Документ, подписанный лицом без полномочий, может быть признан юридически недействительным.
Когда строку 18 можно не подписывать повторно
Согласно Приложению №3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@:
Если лицо, ответственное за оформление сделки, уже указано в строке 15 («Товар (груз) получил/услуги, результаты работ принял»), то в строке 18 можно указать только должность и ФИО без повторной подписи.
То есть если получатель (водитель, кладовщик) одновременно является ответственным за оформление ФХЖ — дублировать подпись в строке 18 не нужно.
Практический алгоритм: кто подписывает строку 18
| Ситуация | Кто подписывает стр. 18 |
|---|---|
| Товар принимает кладовщик по доверенности, он же ответственный за ФХЖ | Кладовщик в стр. 15. В стр. 18 — только должность и ФИО без повтора подписи |
| Водитель принимает товар на складе поставщика, доставляет на склад | Водитель — стр. 15 (по доверенности на ТМЦ). Уполномоченное лицо покупателя — стр. 18 после приёмки на складе |
| Самовывоз, покупатель отказывается подписать стр. 18 | Покупатель вправе подписать позже: ответственное лицо у покупателя — не водитель, а другой сотрудник с полномочиями |
Как оформить полномочия сотрудника на подписание УПД
- Издайте приказ по организации с перечнем лиц, уполномоченных подписывать первичные документы (в т.ч. УПД в строках 13 и 18).
- Или выдайте доверенность конкретному сотруднику.
- Основание: ч. 1 ст. 7 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учёта.
Резюме
Строки 13 и 18 УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» — обязательные реквизиты. Их подписывают:
- Строка 13 (продавец) — руководитель или уполномоченный сотрудник продавца.
- Строка 18 (покупатель) — руководитель или уполномоченный сотрудник покупателя (главный бухгалтер, менеджер, кладовщик по приказу/доверенности).
- Если лицо в стр. 18 совпадает с лицом в стр. 15 — повторная подпись не нужна, только должность и ФИО.
Полномочия закрепляйте приказом по организации. Документ, подписанный неуполномоченным лицом, может быть оспорен при налоговой проверке.
Загрузка...