Как устранить переплату по зарплате в 1С 8.3 Бухгалтерия

Знакомая картинка: сотруднику переплатили зарплату, он вернул излишек через кассу, по счету 70 сальдо нулевое, а в расчетном листке всё равно висит задолженность. Причина в том, что 1С 8.3 Бухгалтерия ведет зарплату по двум контурам: бухгалтерским счетам и зарплатным регистрам. Возврат через ПКО затронул только счета. Регистры остались.

Чтобы выровнять картинку, нужно ручной операцией добавить движения в трёх регистрах. Разберем, в каких именно и какими суммами.

В чем причина расхождения

Допустим, сотруднику переплатили, и он вернул деньги документом Приходный кассовый ордер с операцией Прочий приход.

По счету 70 «Расчеты по оплате труда» сальдо на конец периода — ноль.

А в Расчетном листке на конец месяца висит задолженность за работником.

Расчетный листок строится не по счету 70, а по специальным зарплатным регистрам. ПКО не делает по ним движений. Вот почему счета чистые, а отчет показывает долг.

Какие регистры задействованы

Чтобы понять, что именно нужно скорректировать, посмотрите движения исходных документов через кнопку ДтКт.

Документ «Ведомость» (в кассу или в банк)

Задействует два регистра:

• Взаиморасчеты с сотрудниками — питает расчетный листок;
• Зарплата к выплате — используется при заполнении следующих ведомостей.

Документ выплаты (РКО или Списание с р/с)

Делает движение по регистру Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками. Этот регистр нужен для расчетного листка при некоторых настройках выплат.

Как исправить — пошагово

Создаем документ Операция, введенная вручную на дату фактического возврата денег.

Шаг 1. Открыть выбор регистров

В операции нажмите кнопку Еще → Выбор регистров. Отметьте три регистра:

• Взаиморасчеты с сотрудниками;
• Зарплата к выплате;
• Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками.

Шаг 2. Закрепить окно для удобства

Чтобы видеть исходные движения и параллельно вводить корректировку, закрепите окно операции внизу экрана.

Шаг 3. Заполнить регистры с операцией «Расход»

В верхней части экрана откройте движения исходных документов (Ведомость и документ выплаты) и скопируйте аналитику по сотруднику. В операции введите такие же значения, но с операцией Расход и отрицательной суммой (со знаком минус).

Это «обнулит» движения по регистрам.

Регистр «Взаиморасчеты с сотрудниками»

Регистр «Зарплата к выплате»

Регистр «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками»

Результат

После проведения операции расчетный листок чистый — задолженность ушла. Аналогично выровняются другие отчеты по зарплате.

Альтернативные сценарии возврата

Способ через ручную операцию подходит, когда деньги уже возвращены. Но иногда работодатель удерживает переплату из последующей зарплаты — это другой путь.

Согласно ст. 137 ТК РФ, удержать переплату можно только в трёх случаях: счетная ошибка, признание органа по труду в простое или невыполнении норм, увольнение работника. И только в течение месяца со дня обнаружения. С согласия работника удержания возможны и в других случаях.

Профилактика

Чтобы не разбираться с зависшими долгами регулярно:

• Сверяйте сальдо по 70 счёту с расчетным листком ежемесячно.
• Перед закрытием месяца запускайте отчет Анализ зарплаты по сотрудникам.
• Возврат через ПКО оформляйте сразу с пометкой в комментарии — это поможет позже найти источник.

Резюме

• Возврат переплаты через ПКО закрывает счёт 70, но не очищает зарплатные регистры — поэтому в расчётном листке остается долг.
• В 1С 8.3 проблема решается ручной операцией с движениями по трем регистрам: Взаиморасчеты с сотрудниками, Зарплата к выплате, Бухгалтерские взаиморасчеты.
• Суммы вводятся со знаком минус и операцией «Расход» — это обнуляет открытые позиции.
• В качестве альтернативы — удержание из следующей зарплаты по правилам ст. 137 ТК РФ или списание на 91.02 при невозможности взыскания.