Формирование кассовой книги КО-4 в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
Кассовая книга КО-4 в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 формируется автоматически по данным ПКО и РКО. Бумажный вариант с прошивкой для большинства организаций не нужен — достаточно электронной формы. Разберём настройку, формирование и нюансы лимита остатка кассы.
Содержание
- 1 Зачем нужна кассовая книга и кто её ведёт
- 2 Где найти отчёт «Кассовая книга»
- 3 Параметры формирования
- 4 Расширенные настройки
- 5 Печатная форма: что в ней
- 6 Бумажная и электронная книга
- 7 Лимит остатка кассы и его контроль
- 8 Связь кассовой книги с онлайн-кассой
- 9 Частые ошибки при формировании КО-4
- 10 Хранение и сроки
- 11 Резюме
Зачем нужна кассовая книга и кто её ведёт
Книга КО-4 фиксирует все наличные операции организации за день. Каждый ПКО (приход) и РКО (расход) попадает в неё отдельной строкой. На начало и конец дня выводится остаток.
Порядок ведения кассы установлен Указанием Банка России № 3210-У от 11.03.2014. Унифицированная форма КО-4 утверждена постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998.
Книгу ведут все юрлица и ИП с наличными операциями. Исключение — ИП на УСН, ПСН и НПД, которые вправе не вести кассовые документы.
Где найти отчёт «Кассовая книга»
Путь в программе 1С 8.3 такой:
- Раздел «Банк и касса».
- Подраздел «Касса».
- Журнал «Кассовые документы».
- Кнопка «Кассовая книга» в верхней панели.
Книга — это отчёт. Она не сохраняется в базе, формируется по требованию. Если нужно сохранить — выгружайте в PDF или Excel.
Параметры формирования
В шапке отчёта два обязательных поля:
| Параметр | Что указывать |
|---|---|
| Период | Любой диапазон. По каждому дню сформируется отдельный лист. |
| Организация | Подставится сама, если в базе одна. Иначе — выбрать из справочника. |
Расширенные настройки
Кнопка «Показать настройки» открывает дополнительные параметры. Их пять — каждый влияет на печатную форму.
1. Тип книги
- По основной деятельности — стандартный режим для большинства организаций.
- По деятельности платёжного агента — для организаций со статусом БПА/ПА.
2. Обложка и завершающий лист
Включается галочкой. Настройка нужна для годовой книги. На титульном листе печатаются реквизиты организации, на завершающем — общее количество листов.
Эти листы прошиваются вместе с дневными листами. На обороте ставятся подписи руководителя и главбуха, печать.
3. Вывод оснований
При включённой галочке в каждой строке отражается основание операции. Например: «Возврат подотчётной суммы», «Выручка за день». Это удобно при проверке.
4. Нумерация листов
Поле активно, если отчёт формируется не с начала года. Указывается номер листа, с которого продолжать нумерацию. Помогает при дозаполнении за предыдущие периоды.
5. Кассир и бухгалтер
Подставляются из учётной политики. При необходимости можно выбрать других ответственных из справочника физлиц.
Печатная форма: что в ней
На каждом листе указываются:
- Дата формирования и порядковый номер листа.
- Остаток на начало рабочего дня.
- Список операций: ПКО и РКО построчно.
- Корреспондирующий счёт по каждой операции.
- Суммы прихода и расхода.
- Итоги за день и остаток на конец.
- Подпись кассира и главбуха.
Каждый день печатается в двух экземплярах: один — отчёт кассира с приложенными ПКО и РКО, второй — лист кассовой книги.
Бумажная и электронная книга
С 19.08.2017 кассовая книга может вестись в электронной форме с подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Это закреплено в Указании № 3210-У.
| Форма ведения | Требования |
|---|---|
| Бумажная | Прошивка, нумерация, подписи руководителя и главбуха, печать организации |
| Электронная | УКЭП кассира + УКЭП главбуха, защита от изменений после подписания |
| Смешанная | Дневные листы — электронно, годовая прошивка — на бумаге |
Лимит остатка кассы и его контроль
Организация устанавливает лимит остатка наличных в кассе своим приказом. Сверх лимита деньги сдаются в банк. Это требование Указания № 3210-У.
Малые предприятия и ИП лимит могут не устанавливать. Размер лимита считается по одной из двух формул: исходя из объёма поступлений или объёма выдач наличных.
Превышение лимита остатка кассы — нарушение кассовой дисциплины. По ст. 15.1 КоАП РФ штраф для юрлица составляет от 40 000 до 50 000 рублей.
В 1С 8.3 лимит вводится в карточке организации: «Главное» → «Организации» → закладка «Кассовая дисциплина». Программа подсветит превышение в журнале кассовых документов.
Связь кассовой книги с онлайн-кассой
Если у вас есть онлайн-касса, расчёты с покупателями фиксирует ОФД. Однако кассовая книга всё равно нужна — она ведёт учёт наличных в самой кассе организации, а не в ККТ.
В 1С 8.3 розничная выручка попадает в кассу через документ «Поступление наличных» с видом операции «Розничная выручка». Эта строка отразится в КО-4.
Частые ошибки при формировании КО-4
| Ошибка | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Минусовой остаток на конец дня | РКО проведён раньше ПКО | Сверить порядок документов и перепровести |
| Не подтянулись операции | Документы не проведены | Открыть журнал, проверить статусы |
| Ошибочный кассир | Старая запись в учётной политике | Изменить ответственное лицо в карточке организации |
| Превышен лимит остатка | Не сдали выручку в банк | Оформить «Сдача наличных» с видом «Взнос на расчётный счёт» |
Хранение и сроки
Кассовые документы и книга КО-4 хранятся 5 лет. Это требование Перечня типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236). После проверок ФНС срок может быть продлён.
Резюме
- Кассовая книга КО-4 — обязательный регистр для всех юрлиц и большинства ИП.
- В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 формируется автоматически по ПКО и РКО.
- Прошивка раз в год — настройкой «Формировать обложку и завершающий лист».
- Лимит остатка кассы — обязательная настройка для контроля дисциплины по Указанию ЦБ № 3210-У.
Загрузка...