Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

Сложно представить фирму, которая не печатает документы, не подписывает их и не делает записей. Другими словами обходится без канцтоваров. Они учитываются в составе запасов по правилам ФСБУ 5/2019 «Запасы». Принимают к учёту по фактической себестоимости: цена поставщика без возмещаемых налогов, расходы на доставку и доведение до пригодного состояния (п. 9–11 ФСБУ 5/2019). Канцелярские товары приобретают либо напрямую через поставщика, либо через подотчетных лиц организации.

Поступление канцтоваров

Канцтовары, как и материалы, учитывают на бухгалтерском счете 10. Субсчет организация вольна выбрать самостоятельно и закрепить в рабочем плане счетов. Для канцтоваров обычно используют субсчета 10.06 «Прочие материалы» или 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». В зависимости от вида приобретения счет 10 корреспондирует по кредиту со счетами 60 и 71.

1. Первый способ приобретения канцелярских товаров – покупка у поставщика: Дебет 10 Кредит 60.
2. Второй способ – выдача денежных средств для покупки материалов подотчетнику. Приобретенные ТМЦ ставят на учет: Дебет 10 Кредит 71.

ФСБУ 5/2019 разрешает не применять стандарт к запасам для управленческих нужд (п. 2 ФСБУ 5/2019). Канцтовары часто относят к таким. Тогда их стоимость списывают в расходы периода сразу, минуя счёт 10. Решение закрепляют в учётной политике.

Пример:

Организация закупила у поставщика 3 коробки бумаги для печати стоимостью 2700 руб. (в т. ч. НДС 20% — 450 руб.) и 4 упаковки ручек за 360 руб. (в т. ч. НДС 20% — 60 руб.). Также были приняты от подотчетного лица 3 блокнота стоимостью 294 руб., приобретенные на выданные ему денежные средства.

Проводки:

Списание канцтоваров

Списание канцтоваров производится одним из трёх способов оценки (п. 36 ФСБУ 5/2019):

1. По себестоимости каждой единицы.
2. По средней себестоимости.
3. По себестоимости первых по времени поступления (метод ФИФО).

Выбранный способ закрепляют в учётной политике. Для канцтоваров чаще применяют среднюю себестоимость или ФИФО, потому что единицы взаимозаменяемы. Способ по себестоимости каждой единицы используют для запасов, которые не могут заменять друг друга (п. 38 ФСБУ 5/2019).

Средняя себестоимость может рассчитываться способом взвешенной оценки: расчет на основании данных о стоимости и количестве материалов на начало месяца и всех поступлений за расчетный период. Либо способом скользящей оценки: количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления ТМЦ до момента списания материала.

Списание канцтоваров в целях налога на прибыль и при УСН (только после фактической оплаты) учитывается в составе прочих расходов.

Передачу канцтоваров со склада в подразделение оформляют требованием-накладной по форме М-11 либо собственным бланком, утверждённым в учётной политике. На списание ТМЦ в расходы составляют акт на списание материалов произвольной формы. Шаблон фирма разрабатывает самостоятельно, соблюдая обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Пример:

Для нужд бухгалтерии организация списала в общехозяйственное производство одну коробку бумаги и одну упаковку ручек на сумму 704 рубля.