Удаление помеченных объектов в 1С 8.3 БП 3.0

В 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0 нельзя удалить документ или элемент справочника одним действием. Платформа защищает данные от случайного стирания через двухэтапную процедуру: сначала пометка, потом физическое удаление. Это защита от ошибок и от нарушения ссылочной целостности. Расскажу, как пользоваться этим механизмом.

По ст. 29 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учёте», первичные документы и регистры подлежат хранению не менее пяти лет. Физическое удаление таких данных без оснований нарушает закон. Помечайте на удаление только устаревшие тестовые объекты или ошибочные записи.

Этап 1. Пометка на удаление

Помечать можно из двух мест.

Из списка документов или справочника

1. Откройте журнал, найдите объект.
2. Кликните по нему правой кнопкой мыши.
3. Выберите «Пометить на удаление / Снять пометку».

Слева от объекта появится красный крестик. Это индикатор пометки.

Из открытого документа

Внутри документа: Ещё → Пометить на удаление / Снять пометку.

Что происходит после пометки

• проводки документа становятся неактивными;
• записи в регистрах накопления и сведений аннулируются;
• объект остаётся в базе, но не влияет на учёт;
• отменяется участие в отчётах и расчётах.

Пометку можно снять — данные восстановятся в полном объёме. Это удобный способ временной деактивации.

Этап 2. Физическое удаление

Окончательное удаление выполняет служебная обработка. Доступ — только администратору.

Путь: Администрирование → Удаление помеченных объектов.

Режимы работы

Для больших баз и аккуратной чистки выбирайте «Выборочное».

Запуск выборочного удаления

1. Запустите обработку.
2. Выберите режим «Выборочное удаление» → Далее.
3. В списке отметьте галками нужные объекты.
4. Нажмите «Удалить выбранные».
5. Подтвердите удаление и дождитесь окончания.

Контроль ссылочной целостности

Программа не даст удалить объект, на который ссылаются другие документы. Это защита от битых ссылок.

Если есть связанные объекты, обработка покажет их в правой части окна. Варианты действий:

• Удалить связанные объекты — каскадное удаление;
• Заменить ссылки — указать другой объект на замену;
• Не удалять — пропустить и оставить как есть.

Когда заменять ссылки

Например, удаляется дубль контрагента. Все его документы должны теперь ссылаться на оригинал. Через замену ссылок вы переводите документы на правильную карточку.

Особенности удаления объектов разных типов

Документы

Удаляются вместе с проводками и движениями по регистрам. Если документ — основание (договор, счёт), сначала проверьте подчинённые документы.

Элементы справочников

Удалить можно, только если ни один документ на него не ссылается. Для контрагентов и номенклатуры это редкий случай.

Записи регистров сведений

Через эту обработку удалить нельзя. Удаляются только из самого регистра вручную: Ещё → Удалить.

Пользователи

Если пользователь работал в базе и создавал документы — он не удалится. Решение: пометить пользователя неактивным, но не удалять.

Уменьшение размера базы после удаления

После физического удаления данные стираются из базы, но размер файла .1CD не уменьшается. Освободившееся место занимает «пустоту» внутри файла.

Сжатие файловой базы

1. Закройте все сеансы пользователей.
2. Запустите конфигуратор.
3. Администрирование → Тестирование и исправление.
4. Установите флаги:
   • «Реиндексация таблиц»;
   • «Сжатие таблиц»;
   • «Только тестирование» — снять.
5. Запустите процедуру.

После завершения файл базы уменьшится в размере.

Сжатие SQL-базы

Для серверного варианта используйте средства SQL Server: команды DBCC SHRINKDATABASE или встроенные планы обслуживания.

Восстановление удалённых данных

Если пометили на удаление и поняли, что зря — снимите пометку. Объект вернётся в работу.

После физического удаления вернуть нельзя. Единственный путь — восстановление резервной копии за дату до удаления. Поэтому обязательно делайте бэкап перед массовым удалением.

Регулярная чистка базы

Чтобы база не росла бесконтрольно, чистите помеченные объекты регулярно. Планировщик или вручную:

• раз в квартал запускайте обработку;
• после переходов между релизами;
• после массовой загрузки тестовых данных.

Можно настроить автоматический запуск через Администрирование → Регламентные операции на режиме «Не интерактивно».

Резюме

• Удаление в БП 3.0 двухэтапное: пометка + запуск обработки «Удаление помеченных объектов».
• Физическое удаление доступно только администратору и контролирует ссылочную целостность.
• Записи регистров сведений удаляются только вручную из самого регистра.
• Для уменьшения размера базы после удаления выполните «Тестирование и исправление» с флагами реиндексации и сжатия.

Читайте также

• Удаление пользователя информационной базы в 1С 8.3 БП 3.0
• Поиск и удаление дублей в 1С 8.3 БП 3.0: пошагово
• Удаление дублей физических лиц и других объектов в 1С 8.3 ЗУП