Командировочное удостоверение: законная сторона

Командировочное удостоверение было обязательным атрибутом рабочих поездок сотрудников компаний до 2015 года. Оно оформлялось особым образом и содержало необходимую информацию о цели визита, самом сотруднике и компании, которая отправляла своего работника в командировку. Однако с изменением законодательства Российской Федерации необходимость в оформлении данного документа отпала.

Правда, некоторые обязательные аспекты фиксации данного мероприятия всё же имеются, и придерживаться установленного порядка нужно обязательно. В данной статье мы рассмотрим само явление командировки, документы, сопровождающие её, и способы их заполнения в различных случаях.

Основные понятия

Командировкой является служебная поездка работника организации по указу руководства с целью выполнения конкретных заданий и поручений. При этом обязательным условием является выезд в другой город или область без возможности проживания по основному месту жительства.

Как правило, такие мероприятия назначаются с целью решения конкретных поставленных задач компании в самых разнообразных сферах:

• Техническое обслуживание установленного организацией оборудования.
• Представление интересов компании в суде в другом городе или стране.
• Заключение сделок с партнёрами.
• Посещение тематических выставок и других мероприятий.

Назначение командировки – довольно важная составляющая, так как она обязательно должна указываться в командировочном листе. Существуют установленные на государственном уровне унифицированные формы, которые предусматривают все основные для заполнения поля. Пользоваться такими бланками удобно, так как не нужно составлять собственные варианты документа.

Например, форма Т-10 идеально подходит под любые сферы деятельности и задачи. Здесь есть разделы для указания личной информации сотрудника, цели мероприятия, длительности нахождения в командировке и т.д.

Также в обязательном порядке остаётся место для подписей должностных лиц, с которыми взаимодействует работник. Они свидетельствуют о выполнении поставленных задач и работ, предусмотренных целью поездки.

Оформление рабочей поездки в организации

Примечательно, что раньше (вплоть до 2014 года) обязательным было ведение особого журнала работников, которые отбывают из расположения компании по причине командировки и пребывают в него после её окончания. Сейчас необходимости вести такой журнал нет, но многие компании продолжают его использовать для внутренних целей.

Оформление подобного рода поездок осуществляется на основании двух основных документов:

1. Приказ о командировке.
2. Вышеуказанный журнал, если он имеет место.

Учитывая отсутствие необходимости оформлять командировочное удостоверение, цель мероприятия указывается в самом приказе. Унифицированная форма Т-9 отлично подходит для таких целей, так как содержит соответствующий раздел для заполнения.

А вот отчётность по окончании поездки выглядит более строго и обязательна для сдачи. В частности, работник, пребывающий в расположение компании после поездки, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением всех квитанций, чеков, счетов и других документов, подтверждающих расход выделенных средств.

Кстати, в соответствии с действующим законодательством РФ работник может распоряжаться выданными деньгами по своему усмотрению. Но фиксировать траты всё же необходимо для дальнейшего ведения учёта бухгалтерских документов.

Частные случаи

Очень многое будет зависеть от выбранного транспорта. Если речь идёт о поездках в пределах страны, которые не подразумевают особых отметок в загранпаспорте или других документах, подтверждением нахождения человека в командировке станут билеты и талоны, выданные на вокзалах, в аэропортах и т.д. Иногда в качестве официальных документов подойдут чеки из отелей и гостиниц. Всё это понадобится бухгалтеру для грамотного оформления командировки.

Если же в качестве транспорта для перемещения был выбран личный автомобиль, то доказать факт перемещения будет сложнее. Но и это возможно. Используйте для таких целей квитанции и чеки с заправочных станций, СТО, гостиниц и кафе, в которых указывается дата и местонахождение объекта.

Выдача суточных для командировок

На законодательном уровне суммы суточных не закреплены. Соответственно, работодатель имеет право самостоятельно определять их размер. Однако существуют максимальные показатели, не облагаемые налогом. Так, для внутренних поездок по стране цифра составляет 700 рублей в сутки, а для зарубежных – 2500 рублей. Если размер выплаты превышает установленный максимум, из излишка будет удерживаться НДФЛ.

На сегодняшний день законодательная база в отношении командировок и их учёта максимально упрощена. Скачать бланк Word с любыми образцами форм и документов можно без каких-либо препятствий в сети Интернет. Поэтому проблем с оформление мероприятий и их дальнейшим проведением по бухгалтерской документации быть не должно. Надеемся, данная статья разъяснила интересующие вас моменты и помогла найти ответы на актуальные вопросы.