Ликвидация организации

Ликвидация организации доставляет множество хлопот владельцу. Нужно не только соблюсти законодательные нормы, проходя через все этапы процедуры, но и подготовить документацию для сдачи в архив. О том, как это правильно сделать, поговорим в данной статье.

Процедура сдачи документов в архив регламентируется двумя законами: «О финансовой несостоятельности» и «Об архивном деле». Первый обязывает сдавать документы по завершении процедуры принудительной ликвидации. Второй – обязывает каждого руководителя сдавать документы в архив после прекращения хозяйственной деятельности.

Зачем сдают документы в архив?

После завершения процедуры ликвидации юридического лица, когда у предпринимателя на руках уже есть Свидетельство, подтверждающее факт закрытия, печать он уничтожает, а все важные документы (юридические и финансовые) сдает в архив. Это необходимо сделать по той причине, что позднее могут понадобиться сведения, зафиксированные в этих документах. Например:

• бывшему сотруднику нужна информацию о том, какую зарплату он получал;
• бывшему владельцу необходимо документально подтвердить тот факт, что он погасил все задолженности перед кредиторами;
• у сотрудников налоговой инспекции или внебюджетных фондов могут возникнуть вопросы, касающиеся деятельности ликвидированного юридического лица, и ответы они также найдут в архивных документах.

С чего начинается эта процедура?

Сдача документов в архив сопровождается заключением договора между ликвидатором или арбитражным управляющим и руководителем ведомства. В нем (договоре) прописываются условия и сроки хранения. Бывший глава компании является собственником этих бумаг, если он решит, что хранение осуществляется с нарушениями, он вправе через год забрать их из архива.

Заметим, такой договор непременно заключается между ликвидационной комиссией и руководителем архива в том случае, если компанию закрыли в принудительном порядке. Это правило распространяется на все подобные учреждения, вне зависимости от того, государственным является архив или частным. Да и хранятся здесь документы не бесплатно. Данный вопрос ликвидатор или комиссия решают до того, как предприниматель принесет бумаги на хранение. Более того, согласно 62 статье ГК РФ, в ликвидационном балансе должна быть отдельная статья расходов (перечисление средств архиву).

Кто готовит документы?

Подготовкой документов и сдачей их в архив занимаются разные люди в зависимости от того, как проводится процедура ликвидации: в добровольном порядке или принудительном. В первом случае данная обязанность ложится на плечи ликвидатора и избранного члена ликвидационной комиссии. Во втором – указанные действия обязан выполнить конкурсный управляющий.

У каждого из них есть обязательства как основные, так и дополнительные. Они непременно должны сделать следующее:

• подобрать места хранения важных бумаг и согласовать их с руководством архива;
• выяснить, сколько придется потратить на хранение документов, и включить эту сумму в расходы по закрытию компании;
• составить список тех бумаг, что будут переданы на хранение;
• подготовить описание к пакету документов;
• решить, как долго они будут храниться (максимальные сроки утверждены федеральным законодательством – Приказ Минкультуры № 558 от 28 октября 2010 года);
• заключить договор с архивом и передать ему документы.

Кроме этого, придется провести экспертизу ценности, оформить бумаги надлежащим образом и составить опись. Экспертиза ценности представляет собой просмотр каждого листа сдаваемых документов.

Оформить бумаги – значит, подшить, переплести, пронумеровать каждый лист, составить заверительный лист и внутреннюю опись. Отдельно составляется опись к официальным бумагам длительного или временного хранения, а также тем, в которых содержатся сведения о личном составе компании.

Следующий этап – обработка для архивного хранения. Этот процесс сложен, и его проведение лучше доверить сотрудникам архива или специальной архивной компании.

Как долго хранятся документы?

Все документы, предоставленные ликвидатором или конкурсным управляющим, распределяются по категориям и в зависимости от нее хранятся разное количество лет. Например:

• финансовые документы и бухотчетность хранятся как минимум 5 лет;
• те, что относятся к личному составу, — 45-75 лет;
• по налоговой отчетности – не более 6 лет;
• по банкротству – не более 10 лет;
• по страховым выплатам – как минимум 5 лет.

Срок хранения утверждается на законодательном уровне и зависит от степени научной или информационной важности. Часть из них, которая со временем должна быть уничтожена, «переносится» к документам временного хранения. Подобная «рассортировка» в архиве проводится ежегодно.

За сдачу документов в архив придется заплатить 20 000 ₽. Отдельную плату возьмут сотрудники архива или специальной компании за архивную обработку.

Итак, по завершении добровольной или принудительной ликвидации организации все финансовые и иные документы, представляющие значимость, сдаются в архив. Эта обязанность возлагается на ликвидатора или конкурсного управляющего. Они же подписывают договор с архивом, в котором указываются сроки и условия хранения. Документы предварительно проходят архивную обработку.