Как посчитать среднесписочную численность работников за год

Многие предприниматели, которые ведут свою деятельность на законных основаниях, вынуждены сталкиваться с понятием среднесписочной численности сотрудников. Обычно, расчет данного показателя доверяют специалистам, так как с ним существуют некоторые трудности.  Для тех, кто не имеет специальных программ вроде 1С, вопрос как посчитать среднесписочную численность работников за год остается актуальным.

Как считать среднесписочную численность за месяц на примере

Перед тем как посчитать среднесписочную численность за год, необходимо произвести расчет за месяц. Обычно этот показатель считается в три этапа:

  1. Подсчет сотрудников на полной занятости
  2. Подсчет сотрудников с неполной занятостью
  3. Итоговый расчет и округление

Мы будем считать среднесписочную численность на конкретном примере за май (31 календарный день):

На начало месяца в организации трудилось 50 сотрудников на полном рабочем дне.
20 мая 5 работников уволились.
Также в организации трудились 10 работников на неполном рабочем дне (4 часа в день).

Шаг 1 — считаем численность на полном графике

Исходя из наших условий, получается что 50 сотрудников отработали полный месяц, а 5 работали 20 дней.

Формула проста:

  • Общая сумма всех значений списочной численности на каждый день / Количество дней в месяце по календарю

Применим формулу и получим следующий расчет:

  • (50*31 + 5*20) / 31 = 55,22

Это и есть среднесписочная численность сотрудников на месяц с полной занятостью.

Шаг 2 — подсчет с неполной занятостью

Определимся с формулой:

  • Общая сумма отработанных часов / Продолжительность рабочего дня / Количество рабочих по производственному календарю

Где параметр «Продолжительность рабочего дня», считается как количество часов в рабочей недели, разделенное на количество дней. Например:

  • 40 часов / 5 = 8;
  • 36 часов/ 5  = 7,2;
  • 32 часов / 5 = 6,4 и так далее.

Фактически, среднесписочная численность равна сумме полностью отработанных дней такими работниками.

Предположим что в марте было 22 рабочих дня, где наши 5 работников трудились по 4 часа. Рабочий день в компании восьмичасовой.

Применим формулу:

  • (5*4*22) / 8 / 22 = 2,5

Что получается верно, если учесть что наших сотрудников пятеро, а работают они половину рабочего дня.

Шаг 3 — суммируем показатели и округляем среднесписочную численность

В итоге производим суммирование показателей из шага 1 и 2:

  • 55,22 + 2,5 = 57,72

А после производим округление:

  • 57,72 = 58 — это и есть конечная среднесписочная численность.

Стоит заметить что округление среднесписочной численности производится до целого числа по арифметическим правилам. Также важно производить округление именно на последнем этапе. В противном случае мы можем получить искаженные данные.

В нашем случае, если бы мы округлили сразу,  на 1 и 2 шаге, то мы бы получили значение на 1 человека меньше.

Как считать среднесписочную численность работников за год

Если у нас уже есть все показатели по месяцам, то подсчитать численность за год не составит труда. Считается она по формуле для вычисления средней арифметической. Для этого нужно обратится к формуле:

  • (Среднесп. численость Месяца 1 + Среднесп. численость Месяца 2 + …. + Среднесп. численость Месяца 12) / 12

Пример. Имеем следующую картину по месяцам:

  • Январь — 66
  • Февраль — 65
  • Март — 70
  • Апрель — 69
  • Май — 70
  • Июнь — 76
  • Июль — 69
  • Август — 80
  • Сентябрь — 81
  • Октябрь — 79
  • Ноябрь — 77
  • Декабрь — 70

Считаем среднесписочную численность по году:

(66+65+70+69+70+76+69+80+81+79+77+70) / 12 = 72,66

Округляем и получаем 73.

Аналогично показатель считается и для квартала. Только делить, естественно, нужно на 3.

Кого считать?

Сотрудники, имеющие полную занятость в сфере деятельности, а точнее, их количество, берется из показателей списочной численности. Данный показатель берут из формы по учету явки на работу наемных сотрудников. Главным основанием для включения в списочную численность служит приказ руководства о принятии на работу, который базируется на подписании трудового договора.

Считают только тех работников, что пришли фактически. Которые не пришли на работу, исходя из разных причин, которые оформлены на работу по сезону или просто временно, а еще, лица, заменяющие отсутствующих людей.

Кто не подлежит учету

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников необходимо понимать какие сотрудники не подлежат учету:

  • Совместители внешней категории
  • Принятые на основании гражданско-правовых договоров
  • Те лица, которые подают заявление, желая уволиться
  • Лица, оказывающие адвокатские услуги
  • Лица, находящиеся на обучении в неоплачиваемом отпуске
  • Сотрудницы, вышедшие в отпуск, связанный с беременностью и родами
  • Отпускники, осуществившие усыновление новорожденного
  • Учредители, которым не начисляется заработная плата и т.д.

Необходимость показателя

Множество вопросов, возникающих при определении этого показателя, имеют связь с некоторыми трудностями его исчисления. Ведь необходимо знать, какие типы сотрудников учитываются при расчете, а какие – нет. И тут не может обойтись без вопросов, так как законодательная база предусматривает четкий список учитываемых для нахождения вышеуказанного показателя категорий работников.

Данные по среднесписочному учету по рабочим, вносятся в множество ведомостей, рассматриваются для определения права на льготы, наконец, подаются в ФНС. Сейчас каждый год отчет про среднесписочную численность будет первым, который надо предоставить в контролирующие органы.

Кроме того, при поиске сумм налогов по большинству систем обложения налогами, частному предпринимателю также придется столкнуться с этим показателем. Вывод напрашивается сам собой – предпринимателю и бухгалтеру необходимо знать, как считать среднесписочную численность работников за год.

Составные формулы

Соответственно, как и для ручного расчета всех других показателей, существует определенная формула. Что касается обсуждаемого нами показателя, то эта формула диктуется Росстатом и составные ее конкретно предопределены.

А считается среднесписочная численность работников за год, как суммовое значение найденного показателя численностей за составляющие его месяцы, разделенная на количество, то есть 12 месяцев в году.

Характерно, что даже если предприятие не выполняло деятельность круглый год, то чтобы посчитать этот показатель, необходимо будет показатели всех проработанных месяцев просуммировать и разделить все равно на 12.

Иногда возникает необходимость рассчитать численность не за год, а за некоторый период, например полгода. Тогда суммируются месячные показатели каждого месяца, составляющего этот период, и делятся на количество исследуемых месяцев.

Периодичные данные по численности, например, за полгода или квартал, могут использоваться для предоставления отчетности в Фонды. Поэтому умения получать и такие данные, для бухгалтера также важны.

Поскольку находимый показатель будет оказывать прямое влияние на правильность рассчитываемых к уплате налогов, необходима уверенность в правильности ведомого учета по сотрудникам, а для достижения этой цели надо четко понимать, кого из сотрудников учитывать, а кого – нет.

Итак, мы рассмотрели основные положения, связанные с тем, как считается среднесписочная численность работников. Стоит учитывать, что определение этой численности по сотрудникам, проработавшим неполный день, производятся по отдельной формуле, а не обычным суммированием показателей, как в случае со списочным показателем численности полноценно занятых сотрудников. Очень важно, для правильного оформления учетных и отчетных документов.

Совершать все расчеты правильно, поскольку за ошибки или несвоевременную подачу отчета по численности, грозит штраф ответственному лицу, а также административная ответственность руководителю предприятия.

Получите 267 уроков по 1С и бухгалтерии бесплатно:

Гарантируем – никакого спама!